Utilizar el vehículo particular para visitar clientes, realizar reparaciones, repartir mercancías, acudir a obras o desplazarse entre distintos centros de trabajo es una situación frecuente en empresas de Fuenlabrada y Madrid Sur.
El conflicto aparece cuando la empresa comienza a exigir esos desplazamientos sin haberlos pactado claramente, sin facilitar un vehículo y sin explicar quién debe asumir el combustible, el mantenimiento, el seguro, los peajes, el aparcamiento o el desgaste del automóvil.
La respuesta no es un simple sí o no. Depende del contrato, de las funciones del puesto, del convenio colectivo aplicable, de las condiciones en las que se aceptó el empleo, de la práctica seguida en la empresa y de la frecuencia e importancia de los desplazamientos.
Clave legal: los 0,26 euros por kilómetro son una referencia fiscal, no una tarifa laboral obligatoria. La cantidad que la empresa debe abonar depende del convenio colectivo, del contrato o del acuerdo aplicable en cada caso.
El empresario dispone de facultades de dirección y organización del trabajo. Sin embargo, sus instrucciones deben permanecer dentro de las obligaciones asumidas por la persona trabajadora y respetar la ley, el convenio colectivo y el contrato.
El artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores obliga a cumplir las órdenes e instrucciones adoptadas por la empresa en el ejercicio regular de sus facultades de dirección. Esto no significa que cualquier orden empresarial resulte válida con independencia de su contenido.
Para valorar si la empresa puede exigir el uso del coche propio para trabajar deben distinguirse varias situaciones.
La empresa tendrá una posición más sólida cuando el contrato establece expresamente que la persona trabajadora debe disponer de vehículo propio, cuando esa condición aparecía en la oferta de empleo o cuando el uso del automóvil resulta inherente a las funciones aceptadas.
Aun en estos casos es necesario comprobar:
• Qué desplazamientos están incluidos.
• Si el uso será ocasional o habitual.
• Qué compensación económica corresponde.
• Qué establece el convenio colectivo.
• Si se exige autorización previa.
• Quién asume los gastos.
• Qué cobertura ofrece el seguro.
• Si debe transportarse a otras personas.
• Si se llevarán herramientas, productos o mercancías.
El hecho de haber aceptado utilizar un vehículo particular no permite dar por resueltas automáticamente todas estas cuestiones.
La empresa puede pedir puntualmente a una persona trabajadora que utilice su vehículo para realizar una visita, una gestión o un desplazamiento profesional. Esta puede aceptarlo, pero conviene dejar constancia de:
• La autorización.
• El motivo del viaje.
• El origen y el destino.
• Los kilómetros realizados.
• Los peajes y aparcamientos.
• La compensación aplicable.
Muchos convenios colectivos regulan el kilometraje por usar el coche propio y condicionan su abono a que el uso del vehículo particular haya sido previamente ordenado o autorizado por la empresa.
La situación es diferente cuando una persona fue contratada para prestar servicios en un centro fijo y, posteriormente, la empresa decide que debe aportar diariamente su coche para realizar rutas, visitas, repartos o desplazamientos profesionales.
Cuando esa decisión altera de forma relevante el sistema de trabajo, las funciones, los costes que soporta el trabajador o las condiciones inicialmente pactadas, debe analizarse si la empresa ha excedido su facultad ordinaria de dirección o si puede existir una modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
El artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores permite adoptar determinadas modificaciones por razones económicas, técnicas, organizativas o productivas, pero exige respetar las causas y el procedimiento previstos legalmente.
No toda petición de desplazamiento constituye automáticamente una modificación sustancial. Deben valorarse su frecuencia, duración, coste, previsibilidad y relación con las funciones contratadas.
No. Deben diferenciarse dos situaciones.
El desplazamiento ordinario desde el domicilio hasta el centro habitual de trabajo corresponde normalmente a la persona trabajadora y no genera automáticamente derecho al pago de kilometraje.
Puede haber excepciones cuando el contrato, el convenio colectivo, un pacto de empresa o una condición más beneficiosa reconozcan una compensación.
Tienen una naturaleza diferente:
• Los viajes entre centros de trabajo.
• Las visitas a clientes.
• Los desplazamientos a obras.
• Las reparaciones fuera del centro habitual.
• Los repartos.
• Las gestiones realizadas durante la jornada.
• Los desplazamientos ordenados por la empresa.
Estos trayectos deben analizarse conforme al convenio colectivo, el contrato, la política empresarial de gastos y las instrucciones concretas recibidas.
No existe una tarifa laboral general de 0,26 euros por kilómetro que resulte obligatoria para todas las empresas y para todos los trabajadores.
Esta es una de las confusiones más frecuentes.
La cantidad de 0,26 euros por kilómetro es una referencia fiscal, fijada por la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio. Determina, cuando se cumplen los requisitos y se acredita la realidad del desplazamiento, el importe que puede quedar exceptuado de tributación en el IRPF, junto con los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados.
Esta regla fiscal no fija por sí misma la cantidad que la empresa debe pagar laboralmente.
La compensación exigible puede venir determinada por:
• El convenio colectivo.
• El contrato de trabajo.
• Un pacto individual.
• Un acuerdo de empresa.
• Una política interna de gastos.
• Una autorización concreta.
• Una práctica empresarial consolidada.
Algunos convenios fijan 0,26 euros por kilómetro, pero otros establecen cantidades distintas o requisitos específicos.
El artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores dispone que las cantidades destinadas a indemnizar o compensar gastos ocasionados por la actividad laboral no tienen naturaleza salarial.
Dependiendo del convenio y de lo acordado con la empresa, pueden entrar en consideración:
• Kilometraje.
• Combustible y gastos de gasolina por trabajo.
• Peajes.
• Aparcamiento.
• Recarga eléctrica.
• Gastos extraordinarios vinculados al viaje.
• Determinados daños o costes cuando exista responsabilidad empresarial.
Debe comprobarse si la cantidad fijada por kilómetro ya está concebida para compensar conjuntamente el combustible, el mantenimiento, el desgaste y la amortización del vehículo.
No puede afirmarse que la empresa tenga que pagar siempre y separadamente gasolina, seguro, mantenimiento, reparaciones y depreciación. La respuesta dependerá de la regulación aplicable y de lo realmente pactado.
Antes de plantear una reclamación de gastos de desplazamiento es importante reunir pruebas:
• Contrato de trabajo.
• Convenio colectivo.
• Nóminas.
• Correos electrónicos.
• Mensajes.
• Órdenes de desplazamiento.
• Partes de trabajo.
• Agenda de visitas.
• Ubicación de los clientes o centros visitados.
• Fecha y kilómetros de cada trayecto.
• Justificantes de peajes.
• Justificantes de aparcamiento.
• Liquidaciones anteriores de gastos.
Resulta recomendable preparar una relación mensual que indique:
1. Fecha.
2. Punto de salida.
3. Destino.
4. Motivo profesional.
5. Kilómetros recorridos.
6. Gastos adicionales.
7. Persona que ordenó o autorizó el desplazamiento.
Las reclamaciones de cantidades laborales tienen, con carácter general, un plazo de un año desde que cada cantidad pudo exigirse, conforme al artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores.
No es prudente responder con una negativa inmediata sin estudiar antes las circunstancias. Negarse a usar el coche propio puede tener consecuencias disciplinarias según el caso.
Una instrucción verbal no es automáticamente inválida. Las órdenes empresariales pueden comunicarse verbalmente, aunque la ausencia de constancia escrita dificulte probar posteriormente su contenido.
Ante una orden dudosa resulta recomendable:
• Pedir que se confirme por escrito.
• Preguntar qué compensación se aplicará.
• Identificar el convenio colectivo.
• Dejar constancia de que el vehículo es particular.
• Comprobar la cobertura del seguro.
• Comunicar cualquier impedimento objetivo.
• Solicitar un medio de transporte alternativo.
Una sanción podría ser impugnable cuando la empresa exija una obligación no pactada, traslade injustificadamente todos los gastos al trabajador o imponga una conducta que exceda razonablemente de sus facultades.
Sin embargo, tampoco debe darse por hecho que cualquier negativa de la persona trabajadora estará justificada.
La impugnación de una sanción laboral está sometida a un plazo breve. Los artículos 114 y 103 de la Ley reguladora de la jurisdicción social establecen un plazo de veinte días hábiles.
El artículo 156 de la Ley General de la Seguridad Social considera accidente de trabajo la lesión corporal sufrida con ocasión o por consecuencia del trabajo por cuenta ajena.
Cuando el accidente con el coche propio trabajando se produce durante una visita, una ruta o una gestión ordenada por la empresa puede existir una conexión laboral clara.
Sin embargo, la calificación laboral de las lesiones no determina automáticamente quién debe pagar los daños materiales del automóvil.
Deben diferenciarse:
• Las lesiones de la persona trabajadora.
• Los daños del vehículo.
• La responsabilidad frente a terceros.
• La cobertura de la póliza.
• La posible responsabilidad empresarial.
• Las condiciones en las que se autorizó el desplazamiento.
Conviene comprobar si la póliza permite el uso profesional habitual del vehículo. Algunas compañías distinguen entre el uso particular, el desplazamiento ordinario al centro de trabajo y la utilización profesional frecuente.
Transportar herramientas, materiales, productos o compañeros puede incrementar el riesgo y alterar las condiciones normales de utilización de un turismo particular.
Antes de aceptar conviene aclarar:
• El peso y la naturaleza de la carga.
• Las condiciones de sujeción.
• La seguridad del transporte.
• La cobertura del seguro.
• La responsabilidad por pérdidas o daños.
• La posible necesidad de adaptar el vehículo.
• Las autorizaciones necesarias.
• La compensación económica.
Un turismo particular no debe convertirse de hecho en un vehículo comercial sin valorar previamente estas circunstancias.
El convenio colectivo puede regular expresamente el kilometraje, las dietas, los gastos de desplazamiento y las condiciones para utilizar el vehículo particular.
La reclamación debe identificar los trayectos, el motivo profesional, la autorización recibida, los kilómetros recorridos y la cantidad solicitada.
Si la empresa no abona los gastos, puede ser necesario presentar una papeleta de conciliación antes de acudir al Juzgado de lo Social.
En la demanda deberá acreditarse tanto el derecho a percibir la compensación como la realización efectiva de los desplazamientos.
Dependerá del puesto, del convenio colectivo, de la oferta aceptada y de la práctica seguida. Si nunca fue una condición del empleo y se impone posteriormente de forma habitual, debe estudiarse si la orden excede las facultades empresariales.
No. Constituyen una referencia fiscal sobre la cantidad que puede quedar exceptuada de tributación, pero no son una tarifa laboral universal. El importe exigible dependerá del convenio o del acuerdo aplicable.
Por regla general, no cuando se trata del desplazamiento ordinario hasta el centro habitual. Puede haber excepciones previstas en el convenio, el contrato o un pacto empresarial.
Sí, cuando estén vinculados a un desplazamiento profesional y exista derecho al reintegro. Deben conservarse los justificantes.
Las reclamaciones de cantidades laborales prescriben generalmente al año desde que cada pago pudo exigirse. Por tanto, no conviene demorar la reclamación.
La orden verbal no es inexistente por el hecho de no constar por escrito. Conviene solicitar confirmación, conocer las condiciones y obtener asesoramiento antes de negarse cuando pueda existir riesgo de sanción.
En FBI Abogados analizamos conflictos relacionados con el uso del vehículo particular, las reclamaciones de kilometraje, los gastos profesionales, las sanciones y las modificaciones de las condiciones de trabajo. Puede consultar nuestros servicios de abogados laboralistas en Fuenlabrada.
Para valorar cada caso es necesario revisar el contrato, el convenio colectivo, las instrucciones empresariales y los desplazamientos efectivamente realizados.
Puede contactar con FBI Abogados en el teléfono 911 54 74 54 o mediante el formulario de contacto. También puede consultar el resto de noticias y análisis jurídicos publicados por el despacho.
